Legal design: guida pratica ai documenti giuridici

Punti chiave dell'articolo

▸Legal design non significa aggiungere icone a un contratto: significa riprogettare come il documento è organizzato.
▸L'art. 12 del GDPR impone forma concisa e linguaggio semplice e chiaro: è un obbligo, non una scelta estetica.
▸Dal 2023 il processo civile ha limiti scritti: 80.000, 50.000 e 10.000 caratteri secondo il tipo di atto.
▸Si misura con dati veri: domande ricorrenti, errori di compilazione, tempo di lettura, contestazioni.

Il legal design è la progettazione di documenti e servizi giuridici a partire da chi li deve usare, non da chi li scrive. Non riguarda l'aspetto grafico: riguarda come il contenuto viene strutturato e formulato perché il destinatario capisca cosa deve fare, entro quando, e cosa succede se non lo fa.

In Italia non è facoltativo. Il GDPR impone forma concisa e linguaggio chiaro nelle informative, il Codice del consumo impone clausole chiare e comprensibili nei contratti con i consumatori, e dal 2023 il processo civile ha limiti dimensionali fissati per decreto. Le regole ci sono già: il legal design è il modo per rispettarle senza perdere tenuta giuridica.

Cos'è il legal design e cosa non è

La disciplina nasce dall'applicazione dello human centered design al sistema giuridico. Il riferimento più citato è il Legal Design Lab della Stanford Law School, diretto da Margaret Hagan, che lavora su moduli, avvisi e servizi legali partendo da come le persone li usano davvero. Il metodo è quello del design: si osserva chi legge, si prototipa, si testa, si corregge.

Su un documento italiano agisce su tre livelli: la struttura, cioè cosa viene prima e cosa dopo; il linguaggio, cioè come è formulata ogni frase; la presentazione, cioè come il testo appare sulla pagina. Non pesano uguale: la struttura conta più del linguaggio, il linguaggio più della presentazione.

Vale la pena essere espliciti su cosa il legal design non è.

▸Non è mettere icone su un contratto. Un'icona aiuta a orientarsi, non a capire una condizione risolutiva espressa.
▸Non è eliminare i termini tecnici: un termine corretto vale più di una parafrasi ambigua.
▸Non è un intervento grafico a valle. Se la struttura è sbagliata, cambiare il font non serve.
▸Non è semplificazione: il contenuto giuridico resta identico, cambia come è organizzato e come è detto.
▸Non è un progetto una tantum: il documento va testato su chi lo usa e corretto.

Il rischio vero non è il documento brutto: è quello che sembra chiaro e non lo è. Un layout ordinato che nasconde una clausola onerosa abbassa l'attenzione proprio dove servirebbe alzarla.

I principi di leggibilità nel testo giuridico

Non sono questioni di stile. Sono le leve che riducono il tempo di comprensione senza toccare il contenuto normativo.

▸Struttura. Sezioni titolate, non solo articoli numerati: un titolo che dice Recesso del cliente vale più di uno che dice Art. 9.
▸Gerarchia. Prima l'informazione che serve al destinatario: cosa riceve e quanto paga, poi durata e recesso, poi garanzie e responsabilità.
▸Periodi brevi. Un obbligo, un termine e una conseguenza in tre frasi separate, non in un periodo con tre subordinate.
▸Lessico. Fuori gli arcaismi non tecnici (all'uopo, de quo, ovverosia), dentro i termini tecnici veri (risoluzione, recesso, decadenza), che non hanno sinonimo.
▸Forma attiva. Il Fornitore consegna entro 10 giorni è più chiaro di La consegna dovrà essere effettuata entro il termine di 10 giorni: l'impersonale nasconde chi deve fare cosa.
▸Coerenza terminologica. Se una parte si chiama Cliente, si chiama Cliente ovunque. Le variazioni eleganti creano dubbi interpretativi.

Il modo più rapido per vedere l'effetto è riscrivere una clausola sola. Sotto, una clausola di recesso standard e la sua versione riprogettata: contenuto identico, cambiano segmentazione e forma verbale.

Prima	Dopo
Il Cliente potrà recedere dal presente contratto mediante comunicazione da inviarsi a mezzo raccomandata a/r ovvero posta elettronica certificata con un preavviso non inferiore a giorni 30 (trenta),	Recesso del Cliente. Il Cliente può recedere in qualsiasi momento, con almeno 30 giorni di preavviso. Come: PEC o raccomandata a/r.
fermo restando che, in difetto del rispetto del predetto termine di preavviso, il Fornitore avrà diritto di trattenere ovvero di esigere, a titolo di indennizzo, un importo pari ai corrispettivi maturandi nel periodo di preavviso non goduto,	Se il preavviso è più breve, il Cliente paga i corrispettivi relativi ai giorni di preavviso mancanti.
salvo il maggior danno.	Resta fermo il diritto del Fornitore al risarcimento del danno ulteriore, se lo prova.
69 parole in un periodo, senza titolo	51 parole in quattro periodi, con titolo

Nessuna icona, nessun colore, nessun cambio di font. La versione riscritta è più corta del 26 per cento e dice le stesse tre cose: chi può recedere e come, quale preavviso serve, cosa accade se è più corto.

Gli strumenti concreti

Gli strumenti sono pochi e riutilizzabili. Non servono tutti insieme: si scelgono in base a cosa il lettore deve fare.

▸Sommario iniziale. Cinque righe che dicono cosa contiene il documento e cosa il destinatario deve decidere.
▸Indice cliccabile. Sopra le cinque pagine in digitale, azzera il tempo di ricerca di una clausola.
▸Tabelle di sintesi. Termine, decorrenza e conseguenza in tabella sostituiscono due pagine di prosa.
▸Schemi di flusso. Se il documento è pieno di se, serve uno schema.
▸Riquadri di esempio. Un esempio numerico accanto a una penale evita metà delle richieste di chiarimento.
▸Presentazione a livelli. Prima uno strato sintetico, poi il testo completo: è l'approccio raccomandato dalle linee guida sulla trasparenza WP260 rev.01, fatte proprie dall'EDPB.
▸Glossario finale. Da tre a dieci voci per i termini tecnici che restano nel testo.

Informative privacy e trasparenza GDPR

È il documento dove il legal design ha una base normativa esplicita. L'art. 5, par. 1, lett. a) del Regolamento UE 2016/679 stabilisce che i dati personali sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente rispetto all'interessato. L'art. 12 traduce quel principio in un obbligo di forma.

Il titolare del trattamento adotta misure appropriate per fornire all'interessato tutte le informazioni di cui agli articoli 13 e 14 e le comunicazioni di cui agli articoli da 15 a 22 e all'articolo 34 relative al trattamento in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro.

Art. 12, par. 1, Regolamento UE 2016/679

Il considerando 58 aggiunge che la trasparenza impone informazioni concise, facilmente accessibili e di facile comprensione, con linguaggio semplice e chiaro e, se del caso, una visualizzazione: prevista quindi come possibilità ulteriore, non come sostituto del testo.

Lo stesso vale per le icone. L'art. 12, par. 7 prevede che le informazioni degli articoli 13 e 14 possano essere fornite in combinazione con icone standardizzate, per dare un quadro d'insieme del trattamento in modo facilmente visibile e chiaramente leggibile, e che se presentate elettronicamente siano leggibili da dispositivo automatico. La formula è in combinazione con: le icone si aggiungono al testo, non lo rimpiazzano.

In pratica: un primo livello che dice in poche righe chi tratta i dati, per quali finalità, per quanto tempo e come si esercitano i diritti, e un secondo livello con il testo completo su base giuridica, destinatari, trasferimenti e conservazione, meglio se in tabella.

L'errore che costa

Un'informativa illeggibile non è solo un problema di forma. Forma concisa e linguaggio chiaro sono richiesti dall'art. 12, par. 1: la loro assenza è una violazione autonoma, indipendente dal fatto che le informazioni degli artt. 13 e 14 ci siano tutte. Un documento completo ma incomprensibile resta non conforme.

Contratti B2C e condizioni generali

Nei contratti con i consumatori la chiarezza ha una sanzione interpretativa precisa. L'art. 35 del Codice del consumo (d.lgs. 206/2005) fissa due regole collegate.

Nel caso di contratti di cui tutte le clausole o talune clausole siano proposte al consumatore per iscritto, tali clausole devono sempre essere redatte in modo chiaro e comprensibile. In caso di dubbio sul senso di una clausola, prevale l'interpretazione più favorevole al consumatore.

Art. 35, commi 1 e 2, d.lgs. 206/2005

La conseguenza è diretta: una clausola oscura, in caso di dubbio, verrà letta contro chi l'ha scritta. Qui il legal design non serve a essere gentili con il consumatore, serve a ridurre il rischio interpretativo di chi predispone il testo.

La riprogettazione va però fatta senza toccare i requisiti formali del codice civile. L'art. 1341, secondo comma, c.c. richiede la specifica approvazione per iscritto delle clausole vessatorie che elenca: quel blocco va tenuto separato e riconoscibile, non fuso nel testo per ragioni estetiche.

Su un set di condizioni generali gli interventi che rendono di più sono quattro.

1.Riordinare gli articoli seguendo il ciclo di vita del rapporto: cosa comprende, quanto costa, quanto dura, come si esce, cosa succede se qualcosa va storto.
2.Estrarre in una tabella iniziale i cinque dati che il cliente cerca sempre: oggetto, prezzo, durata, rinnovo, recesso.
3.Spezzare gli articoli lunghi in commi numerati con un solo obbligo per comma, così da poterli richiamare in una contestazione.
4.Rileggere il blocco ex art. 1341 c.c. verificando che ogni richiamo corrisponda a un articolo esistente e con il numero giusto dopo la riorganizzazione.

Atti giudiziari e sinteticità dopo la riforma Cartabia

Qui la sinteticità non è più un tema di stile. Il d.lgs. 10 ottobre 2022, n. 149, la riforma Cartabia, ha modificato l'art. 121 c.p.c., oggi rubricato Libertà di forme. Chiarezza e sinteticità degli atti.

Tutti gli atti del processo sono redatti in modo chiaro e sintetico.

Art. 121, comma 1, c.p.c.

La regola vale sia per gli atti di parte sia per i provvedimenti del giudice. L'art. 46 disp. att. c.p.c. ha rinviato a un decreto ministeriale i criteri di redazione e i limiti dimensionali: è il D.M. Giustizia 7 agosto 2023, n. 110, in Gazzetta Ufficiale n. 187 dell'11 agosto 2023.

L'art. 2 descrive una struttura dell'atto che è legal design normato: intestazione, indicazione delle parti, un massimo di venti parole chiave che individuano l'oggetto, sezioni distinte e rubricate per i fatti e per i motivi in diritto, esposizione separata delle questioni pregiudiziali, preliminari e di merito, indice dei documenti con numerazione progressiva.

L'art. 3 fissa i limiti dimensionali. Nel conteggio non rientrano spazi, intestazione, indice, sintesi, relate di notifica e avvertimenti obbligatori.

Tipo di atto	Limite	Pagine indicative
Citazione, ricorso, comparsa di risposta, memoria difensiva, intervento, chiamata di terzo, comparse conclusionali, atti introduttivi di appello	80.000 caratteri	circa 40
Memorie, repliche e in generale gli altri atti del procedimento	50.000 caratteri	circa 26
Note scritte in sostituzione dell'udienza	10.000 caratteri	circa 5

I limiti operano per le cause di valore inferiore a 500.000 euro e possono essere superati quando la controversia presenta questioni di particolare complessità, anche per valore, numero delle parti o natura degli interessi: in quel caso il difensore espone sinteticamente nell'atto le ragioni del superamento.

Cosa si rischia davvero sforando

L'art. 46, comma 6, disp. att. c.p.c. prevede che il mancato rispetto non comporta invalidità dell'atto, ma può essere valutato dal giudice ai fini della decisione sulle spese. Non c'è inammissibilità, c'è un rischio economico. Va comunque verificata la versione vigente del decreto e la sua applicabilità al procedimento, perché si applica ai giudizi introdotti da una certa data in poi.

I limiti e le obiezioni serie

Le obiezioni non sono tutte pigrizia. Alcune sono fondate e vanno gestite prima di riscrivere.

▸Il rischio di semplificare ciò che è tecnico. Sostituire risoluzione con annullamento perché suona più familiare non è legal design, è un errore: la riscrittura si ferma dove inizia il termine tecnico.
▸La tenuta in giudizio. Uno schema non è il testo del contratto. Se contraddice la clausola si crea un ulteriore elemento interpretativo: va detto quale parte fa fede.
▸La perdita di elementi difensivi. Accorciare un atto togliendo un'eccezione non è sinteticità, è un danno processuale: si tolgono ripetizioni, non argomenti.
▸Il destinatario tecnico. Una comparsa la legge un giudice, non un consumatore: il criterio è l'adeguatezza a chi legge, non la semplicità assoluta.
▸Il documento sbagliato resta sbagliato. Se una clausola è nulla, renderla leggibile la rende solo più facile da contestare.

La risposta non è ignorarle ma delimitare il campo. Il legal design tocca struttura, ordine e formulazione. Non tocca la scelta degli istituti giuridici, la strategia difensiva e i requisiti di forma imposti dalla legge.

Un metodo in cinque passi, e come si misura

Per rifare un documento senza improvvisare bastano cinque passi. Il primo e il quinto sono quelli che di solito si saltano, e decidono il risultato.

1.Definire chi legge e cosa deve fare. In una riga: chi è il destinatario, quale decisione deve prendere, in quanto tempo. Ciò che non serve a quella decisione va in fondo o esce.
2.Raccogliere gli attriti reali: le domande che arrivano allo studio, i campi compilati male, le clausole rinegoziate più spesso. È la lista dei problemi veri, che quasi mai coincide con quella immaginata.
3.Riprogettare la struttura prima del testo: nuovo indice, ordine delle sezioni secondo la gerarchia del lettore, scelta di cosa diventa tabella o schema.
4.Riscrivere clausola per clausola con un vincolo di forma: un obbligo per periodo, soggetto esplicito, forma attiva, termini tecnici conservati.
5.Testare su chi non ha scritto il documento. Cinque persone del profilo del destinatario, a cui si chiede di trovare tre informazioni e di spiegare a voce cosa succede in un caso concreto.

La misurazione distingue un progetto di legal design da un restyling. Serve una misura prima dell'intervento, altrimenti non c'è confronto. Gli indicatori raccoglibili senza strumenti particolari sono cinque.

▸Domande ricorrenti sullo stesso punto, contate nei tre mesi prima e nei tre mesi dopo.
▸Errori di compilazione: moduli o allegati restituiti perché incompleti o sbagliati.
▸Tempo di completamento: minuti che un destinatario tipo impiega per trovare tre informazioni chiave.
▸Attrito commerciale: clausole rinegoziate e giri di revisione prima della firma.
▸Contestazioni che nascono da un dubbio interpretativo su quel documento.

Nessuno di questi numeri è una prova scientifica e i volumi di un singolo studio sono piccoli. Ma bastano a capire se la riprogettazione ha spostato qualcosa o ha solo cambiato l'aspetto della pagina.

Domande frequenti

Il legal design è obbligatorio in Italia?

Come disciplina no. Sono obbligatori i risultati che persegue: forma concisa e linguaggio semplice e chiaro nelle informative privacy (art. 12, par. 1, GDPR), clausole chiare e comprensibili nei contratti con i consumatori (art. 35 del Codice del consumo), chiarezza e sinteticità degli atti del processo civile (art. 121 c.p.c.).

Servono le icone in un'informativa privacy?

No. L'art. 12, par. 7 del GDPR prevede che le informazioni degli articoli 13 e 14 possano essere fornite in combinazione con icone standardizzate: è una facoltà, e le icone si affiancano al testo senza sostituirlo.

Quanto può essere lungo un atto nel processo civile?

Secondo l'art. 3 del D.M. 7 agosto 2023, n. 110, per le cause di valore inferiore a 500.000 euro il limite è di 80.000 caratteri per atti introduttivi e comparse di risposta, 50.000 per memorie e repliche, 10.000 per le note scritte in sostituzione dell'udienza. Spazi, intestazione, indice e relate non si contano.

Cosa succede se un atto supera i limiti dimensionali?

L'art. 46, comma 6, disp. att. c.p.c. stabilisce che il mancato rispetto non comporta invalidità dell'atto, ma può essere valutato dal giudice ai fini della decisione sulle spese. I limiti possono essere superati per questioni di particolare complessità, spiegandone le ragioni nell'atto.

Un contratto riscritto in legal design regge in giudizio?

Regge se la riscrittura tocca struttura e formulazione e non i requisiti di forma di legge, a partire dalla specifica approvazione per iscritto delle clausole vessatorie ex art. 1341, secondo comma, c.c. Se il documento contiene schemi grafici, conviene indicare quale parte del testo fa fede.

Da quale documento conviene iniziare?

Da quello ad alta ripetizione e alto attrito: il modello che lo studio manda decine di volte l'anno e che genera sempre le stesse domande. Su un atto usato una volta sola il lavoro di riprogettazione non si ripaga.

Fonti

Alessio D'Aleo

CEO, The Future Law Studio

Fondatore di The Future Law Studio. Aiuta gli studi legali italiani a costruire un sistema di acquisizione clienti misurabile. Ogni guida cita fonti ufficiali e viene aggiornata quando la normativa cambia.

Contenuti giuridici revisionati da Avv. Claudio Luperto

Redatti con l'ausilio di strumenti di intelligenza artificiale e sottoposti a revisione editoriale umana, con fonti ufficiali citate e verificate.