Gestione dello studio legale: come mandarlo avanti senza che dipenda tutto dal titolare

Gestire uno studio legale da 2 a 10 persone significa una cosa sola: fare in modo che il lavoro vada avanti anche quando il titolare non c'è. Servono quattro elementi, e nessuno è un software: pochi numeri letti con regolarità, ruoli scritti, procedure standard per le attività ripetitive, un solo posto per fascicoli e scadenze.

Sotto le dieci persone quasi nessuno studio ha un controllo di gestione formale, e non serve averlo: bastano cinque indicatori, una riunione breve al mese e la disciplina di registrare il tempo.

I numeri minimi da tenere sotto controllo

Il controllo di gestione di uno studio legale piccolo sta in una tabella. Cinque famiglie di dati bastano per decidere se assumere, se alzare i prezzi, se rifiutare certi incarichi.

• ▸Pratiche aperte e chiuse nel periodo. Se le aperte superano stabilmente le chiuse, il magazzino cresce e con lui il rischio di errori
• ▸Fatturato per materia. Dice dove sta il margine e quanto lo studio dipende da una sola area
• ▸Incassato contro fatturato sugli ultimi dodici mesi. Dice se il problema è vendere o farsi pagare
• ▸Tempo medio di incasso: crediti verso clienti a fine periodo divisi per il fatturato del periodo, moltiplicati per i giorni del periodo
• ▸Crediti scaduti per fasce: entro 30 giorni, da 31 a 90, oltre 90. Oltre i 90 giorni serve una decisione, non un altro sollecito

Una parte di questi dati va tenuta comunque: il codice deontologico forense, in Gazzetta Ufficiale n. 241 del 16 ottobre 2014, all'articolo 29 comma 2 impone di tenere la contabilità delle spese sostenute e degli acconti ricevuti. Chi la tiene pratica per pratica ha metà del cruscotto.

Un indicatore senza frequenza di rilevazione e senza soglia di allarme non è un indicatore, è un numero. Le soglie qui sotto non sono dati normativi: sono valori di innesco da tarare sullo studio.

Il tempo come materia prima

Il timesheet ha cattiva reputazione perché viene associato alla parcella a ore. Serve invece soprattutto a chi fattura a forfait: è l'unico modo per sapere quanto costa produrre quel forfait. Senza dati sul tempo il prezzo si fissa a intuito, e l'intuito sbaglia sulle pratiche lunghe.

La registrazione deve essere leggera, altrimenti muore in tre settimane. Quattro campi bastano: data, pratica, tipo di attività, minuti. Granularità a 15 minuti, inserimento entro fine giornata, categorie chiuse. Vanno registrate anche le attività non fatturabili: spiegano dove finisce la capacità dello studio.

Con tre mesi di dati si ricava il costo orario interno: costi fissi annui divisi per le ore disponibili. Con numeri di comodo, 150.000 euro di costi e 4.000 ore danno 37,50 euro l'ora prima del margine, e un forfait da 1.500 euro su 60 ore è una perdita.

Ruoli e procedure: chi fa cosa e con quali modelli

L'organizzazione dello studio legale si rompe quasi sempre nello stesso punto: il titolare è l'unico nodo attraverso cui passa tutto. Il rimedio non è assumere, è scrivere chi possiede cosa. Un foglio a tre colonne, attività, esecutore, controllore, risolve più conflitti di un organigramma. Ecco cosa può prendere in carico una segreteria formata.

• ▸Prima risposta telefonica, filtro delle richieste e appuntamenti su criteri scritti
• ▸Apertura del fascicolo, raccolta dei documenti di identità e verifica di completezza
• ▸Invio del preventivo scritto e del mandato su modello
• ▸Agenda di udienze e scadenze, con inserimento entro 24 ore dalla comunicazione
• ▸Ciclo incassi: emissione, invio, primo e secondo sollecito su scadenzario
• ▸Raccolta dei dati per l'adeguata verifica della clientela tramite questionario, ferma restando la valutazione del rischio in capo all'avvocato
• ▸Archiviazione a fine pratica secondo la lista di chiusura

I limiti vanno detti al personale il primo giorno. L'incarico resta personale e l'avvocato ne assume la responsabilità illimitata, come stabilisce l'articolo 14 comma 2 della legge 31 dicembre 2012 n. 247: delegare l'esecuzione non sposta la responsabilità. Il secondo limite è il segreto professionale.

La delega regge solo se il lavoro è standardizzato. Apertura pratica, richiesta documenti, deposito e archiviazione sono sequenze identiche ricostruite ogni volta a memoria, e ogni ricostruzione è una dimenticanza possibile.

1. 1.Elenca le dieci attività che lo studio ripete più spesso in un mese
2. 2.Per ognuna scrivi una lista di controllo di dieci righe al massimo, fatta di azioni verificabili
3. 3.Trasforma lettere e atti ricorrenti in modelli con i campi variabili evidenziati
4. 4.Assegna a ogni lista un proprietario e rivedila ogni tre mesi partendo dagli errori accaduti

Scadenze e rischio di decadenza

Le scadenze sono l'unica area dove non esiste un livello accettabile di errore: il termine perso finisce in polizza, quando va bene. La regola è una: nessuna scadenza esiste finché non è in calendario condiviso, e il calendario è uno solo.

1. 1.Chi riceve la comunicazione inserisce la scadenza entro 24 ore, sempre la stessa persona per canale
2. 2.Ogni scadenza porta con sé il nome del responsabile e del sostituto
3. 3.Doppio avviso: uno a dieci o quindici giorni secondo la complessità dell'atto, e uno a due giorni
4. 4.Le scadenze che comportano decadenza sono marcate a parte e le sposta solo il responsabile
5. 5.Riunione settimanale di quindici minuti sui quindici giorni successivi

Il risvolto disciplinare è esplicito. L'articolo 26 comma 3 del codice deontologico forense qualifica come violazione dei doveri professionali il mancato, ritardato o negligente compimento di atti inerenti al mandato, quando derivi da non scusabile e rilevante trascuratezza degli interessi della parte assistita. L'articolo 12 della legge 247/2012 impone poi la polizza per la responsabilità civile professionale.

Il fascicolo digitale e le regole di archiviazione

Il fascicolo digitale non è una cartella sul computer del titolare. È una struttura uguale per tutte le pratiche, con regole scritte su cosa entra, come si chiamano i file e chi può vederli. Il collaudo: chi non ha mai visto quella pratica deve trovare l'ultimo atto depositato in meno di un minuto.

• ▸Struttura di cartelle identica per ogni pratica, decisa una volta e non negoziabile
• ▸Nome file con la data in formato anno-mese-giorno all'inizio, così l'ordine alfabetico è cronologico
• ▸Permessi per ruolo e non per persona, così l'uscita di un collaboratore non obbliga a rifare tutto
• ▸Backup fuori sede con prova di ripristino annuale, perché un backup mai testato non è un backup

L'articolo 33 del codice deontologico forense prevede che l'avvocato, se richiesto, restituisca senza ritardo gli atti ricevuti dal cliente, che non possa subordinare la restituzione al pagamento del compenso e che possa conservarne copia anche senza consenso.

Sui tempi servono due riferimenti. L'articolo 2220 del codice civile impone dieci anni dall'ultima registrazione per scritture contabili, fatture e corrispondenza. Sul fronte antiriciclaggio, l'articolo 31 comma 3 del d.lgs. 231/2007, nel testo sostituito dal d.lgs. 25 maggio 2017 n. 90, prevede dieci anni dalla cessazione del rapporto o della prestazione professionale.

Gli obblighi organizzativi che ricadono sullo studio

Questi obblighi non riguardano il singolo incarico ma la struttura, e nessuno li chiede prima di un controllo.

Privacy. Il regolamento (UE) 2016/679 all'articolo 30 impone il registro delle attività di trattamento. Il paragrafo 5 esonera chi ha meno di 250 dipendenti, ma solo se il trattamento non presenta un rischio per i diritti dell'interessato, non è occasionale e non include categorie particolari di dati di cui all'articolo 9 o dati su condanne penali e reati di cui all'articolo 10. Uno studio legale tratta quelle categorie in modo tutt'altro che occasionale, quindi il registro va tenuto. Restano l'articolo 32 sulle misure di sicurezza, l'articolo 28 sui responsabili esterni, dal gestionale al cloud, e l'articolo 33, che impone di notificare la violazione all'autorità di controllo entro 72 ore ove possibile.

Sul responsabile della protezione dei dati, l'articolo 37 paragrafo 1 rende obbligatoria la designazione in tre casi: autorità o organismo pubblico, monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala, trattamento su larga scala di dati particolari o giudiziari. Per uno studio di poche persone non scatta in automatico, ma la valutazione va messa per iscritto.

Antiriciclaggio. Gli avvocati sono soggetti obbligati ai sensi dell'articolo 3 comma 4 lettera c) del d.lgs. 231/2007 quando compiono per conto dei clienti operazioni finanziarie o immobiliari e quando li assistono in operazioni su diritti reali immobiliari o attività economiche, gestione di denaro e beni, apertura di conti, costituzione o amministrazione di società, enti e trust.

L'articolo 17 individua i momenti dell'adeguata verifica: il conferimento dell'incarico, l'operazione occasionale che comporti movimentazione di mezzi di pagamento pari o superiore a 15.000 euro anche se frazionata in più operazioni collegate, il sospetto di riciclaggio a prescindere da qualsiasi soglia, il dubbio sulla veridicità dei dati già acquisiti. L'articolo 35 comma 5 esclude la segnalazione per le informazioni ricevute nell'esame della posizione giuridica o nei compiti di difesa in un procedimento giudiziario.

Il lato organizzativo è coperto dalle regole tecniche del Consiglio nazionale forense, pubblicate nel settembre 2019. La regola 8 consente di adempiere all'adeguata verifica con questionari e procedure strutturate, anche con algoritmi che assegnano la classe di rischio. La regola 9 elenca le semplificazioni per il basso rischio e la regola 10 ammette un controllo più dilazionato, anche triennale. Le regole 11 e 12 riconoscono come idonea conservazione sia il fascicolo cartaceo sia quella informatica.

Da studio individuale a studio associato

Il passaggio si affronta quando è la struttura a chiederlo, non il fatturato: più professionisti con clienti propri, spese comuni rilevanti, continuità se uno si ferma. La cornice è l'articolo 4 della legge 247/2012.

• ▸Possono essere soci solo gli iscritti al relativo albo, fermo restando che per prestazioni multidisciplinari possono partecipare altri liberi professionisti nei termini del comma 2
• ▸Le associazioni sono iscritte in un elenco presso il consiglio dell'ordine del circondario in cui hanno sede, e gli associati vi hanno domicilio professionale
• ▸L'avvocato può essere associato a una sola associazione
• ▸I redditi sono determinati per cassa, come per chi esercita in forma individuale

Sulla responsabilità l'articolo 14 comma 2 è netto: l'avvocato risponde in via personale e illimitata, solidalmente con l'associazione o la società. L'associazione non è uno scudo, è un contenitore organizzativo.

Esiste poi la via societaria. L'articolo 4-bis della legge 247/2012, introdotto dalla legge 124/2017, consente società di persone, di capitali o cooperative iscritte in una sezione speciale dell'albo. Almeno due terzi del capitale e dei diritti di voto devono fare capo ad avvocati o a professionisti iscritti in altri albi, e la maggioranza dell'organo di gestione deve essere composta da soci avvocati.

Quello che cambia nel quotidiano è però altro: vanno scritti i criteri di ripartizione dei compensi, chi decide sulle spese e sopra quale importo, come si valorizza chi porta clienti rispetto a chi produce lavoro, cosa succede se un associato esce.

Novanta giorni per mettere ordine

Un blocco per volta, e ogni blocco deve produrre qualcosa di verificabile: un foglio, una lista, un calendario.

1. 1.Giorni 1-15. Fotografia. Pratiche aperte con responsabile e data dell'ultima attività, crediti scaduti per fascia, fatturato annuo per materia
2. 2.Giorni 16-30. Scadenzario unico. Tutte le scadenze in un calendario condiviso, con responsabile, sostituto, doppio avviso e riunione settimanale
3. 3.Giorni 31-45. Ruoli. Foglio a tre colonne e primo blocco spostato sulla segreteria con due settimane di affiancamento
4. 4.Giorni 46-60. Modelli. Preventivo scritto, mandato, apertura pratica, richiesta documenti, liste di apertura e chiusura. Cinque documenti, non venti
5. 5.Giorni 61-75. Fascicolo digitale. Cartelle, nomenclatura, permessi per ruolo, backup con prova di ripristino, migrazione delle sole pratiche attive
6. 6.Giorni 76-90. Adempimenti e cruscotto. Registro dei trattamenti, autovalutazione antiriciclaggio, tabella degli indicatori e prima riunione sui numeri

Al novantesimo giorno lo studio non è trasformato, ma sa quanto incassa rispetto a quanto fattura, sa chi risponde di ogni scadenza, ha modelli invece di improvvisazione e un posto solo dove stanno i documenti.

Domande frequenti

Fonti

• D.lgs. 21 novembre 2007 n. 231, Titolo II sostituito dal d.lgs. 25 maggio 2017 n. 90 (Gazzetta Ufficiale n. 140 del 19 giugno 2017, Suppl. ord. n. 28/L)
• Consiglio nazionale forense, Regole tecniche antiriciclaggio ex art. 11 comma 2 del d.lgs. 90/2017 (settembre 2019)
• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), testo in italiano su EUR-Lex
• Legge 31 dicembre 2012 n. 247, ordinamento della professione forense (Gazzetta Ufficiale n. 15 del 18 gennaio 2013)
• Legge 4 agosto 2017 n. 124, legge annuale per il mercato e la concorrenza (Gazzetta Ufficiale n. 189 del 14 agosto 2017)
• Codice deontologico forense (Gazzetta Ufficiale n. 241 del 16 ottobre 2014)
• Codice civile, art. 2220 sulla conservazione delle scritture contabili (Normattiva, R.D. 16 marzo 1942 n. 262)

Alessio D'Aleo

CEO, The Future Law Studio

Fondatore di The Future Law Studio. Aiuta gli studi legali italiani a costruire un sistema di acquisizione clienti misurabile. Ogni guida cita fonti ufficiali e viene aggiornata quando la normativa cambia.

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